מזכירה וירטואלית או מזכירה קולית AI? השוואת עלויות

הטלפון בעסק מצלצל יותר ממה שאתם מספיקים לענות לו, ואתם שוקלים מזכירה וירטואלית. יש שתי דרכים לפתור את זה: שירות מזכירות אנושי שעונה מרחוק בשם העסק, או מזכירה קולית AI כמו מיה. ההבדל הגדול הוא לא רק מי עונה, אלא איך משלמים. בשירות אנושי העלות בדרך כלל עולה יחד עם כמות העבודה, ובמזכירה קולית AI היא נקבעת לפי חבילת דקות חודשית. בפוסט הזה נשווה בין שני המודלים, ונראה איך לחשב את ההשוואה לפי המספרים של העסק שלכם.

תוכן עניינים

• התשובה הקצרה
• מזכירה וירטואלית: איך מתמחרים ומה מקבלים
• מזכירה קולית AI: מה משלמים על מיה
• טבלת השוואה
• איך מחשבים השוואה לעסק שלכם
• מה מזכירה אנושית עושה טוב יותר
• מזכירה טלפונית משולבת: מיה עונה, אדם מטפל
• איך מתחילים

התשובה הקצרה

אין תשובה אחת שמתאימה לכולם. הכלל הפשוט:

• רוב השיחות חוזרות על עצמן. שעות פתיחה, מחירים, קביעת תור, השארת פרטים. כאן מזכירה קולית AI מתאימה יותר, והתמחור לפי דקות קל לחיזוי.
• רוב השיחות דורשות שיקול דעת. לקוחות כועסים, משא ומתן, בקשות חריגות, לקוחות ותיקים שמצפים לשמוע אדם שמכיר אותם. כאן מזכירה אנושית עדיפה.
• שילוב. אפשר להשאיר אדם לעניינים המורכבים, ולתת ל-AI את השיחות השגרתיות ואת מה שמגיע מחוץ לשעות העבודה.

מזכירה וירטואלית: איך מתמחרים ומה מקבלים

מזכירה וירטואלית היא אדם (או צוות) שעונה לטלפון של העסק מרחוק, בשם העסק, ומעביר לכם הודעות או קובע תורים. המחירים משתנים מספק לספק, ולכן לא נצטט כאן מחיר שלא בדקנו בעצמנו. מה שכן אפשר לתאר הם מודלי התמחור הנפוצים:

• לפי שיחה. משלמים על כל שיחה שנענתה. זה נוח כשיש מעט שיחות, ויותר קשה לחזות את החשבון בחודש עמוס.
• לפי דקה או לפי שעה. משלמים על זמן שיחה, או על בנק שעות. כאן חשוב לברר איך מעגלים (לדקה, לרבע שעה) ומה קורה עם שעות שלא נוצלו.
• מנוי חודשי עם כמות כלולה. תשלום קבוע עבור מספר שיחות או שעות, ותוספת על מה שמעבר לכמות.

מעבר למודל עצמו, יש סעיפים שמשנים את החשבון, ושווה לשאול עליהם מראש:

• דמי הקמה והתחייבות מינימלית.
• תוספת על שעות ערב, סופי שבוע וחגים.
• מה כלול: רק הודעה, או גם קביעת תור ביומן שלכם.
• באילו שפות עונים, ועד כמה המזכירה מכירה את העסק שלכם.
• כמה שיחות אפשר לקבל במקביל, ומה קורה כשכל הקווים תפוסים.

מזכירה קולית AI: מה משלמים על מיה

מזכירה קולית AI עונה לטלפון בשיחה חופשית, לא בתפריט של "הקישו 1". אצל מיה משלמים לפי דקות שיחה, בחבילה חודשית:

• בסיסי: 100 דקות, ₪400 לחודש.
• התחלה: 250 דקות, ₪1,000 לחודש.
• מתקדם: 750 דקות, ₪2,500 לחודש.
• מעבר לחבילה: ₪3 לכל דקה נוספת.

כל המחירים לא כוללים מע"מ. בחבילות כלולות 40, 100 ו-300 הודעות SMS בהתאמה, וכל הודעה נוספת עולה ₪1.

בכל חבילה מיה עונה 24/7, כולל בלילות, בסופי שבוע ובחגים, ועובדת מול יומן Google. כל תור שנקבע מקבל אישור ב-SMS, והלקוח מקבל תזכורת ב-SMS לפני התור. אפשר לנהל עד 2 שיחות במקביל בחבילות בסיסי והתחלה, ועד 4 בחבילת מתקדם. כשכל הקווים תפוסים, המתקשר הבא שומע צליל תפוס. המחירון המלא נמצא בעמוד מיה – מזכירה קולית AI.

המחיר לא תלוי במספר העובדים, בשעות או בגיוס. הוא תלוי בחבילה שבחרתם ובדקות השיחה.

טבלת השוואה

איך מחשבים השוואה לעסק שלכם

מחיר לדקה או לשיחה לא אומר הרבה בלי הנפח שלכם. את ההשוואה אפשר לבנות בכמה צעדים:

1. סופרים שיחות. כמה שיחות נכנסות בחודש, ובמיוחד כמה מהן מחוץ לשעות העבודה. את המספר אפשר לקחת מפירוט השיחות של חברת התקשורת.
2. מעריכים משך שיחה. נניח 3 דקות בממוצע. זו הנחה לצורך הדוגמה, ואת המספר האמיתי כדאי לבדוק אצלכם.
3. מחשבים דקות. שיחות כפול משך שיחה.
4. מוצאים את החבילה במיה. משווים את הדקות לחבילות שבמחירון: בסיסי, התחלה או מתקדם. דקה מעבר לחבילה עולה ₪3, לא כולל מע"מ.
5. מבקשים הצעה בכתב משירות המזכירות. על אותם נתונים בדיוק: אותו מספר שיחות, אותן שעות ואותן דרישות מענה בערבים ובסופי שבוע. ומוודאים שההצעה כוללת דמי הקמה, תוספות והתחייבות מינימלית.

שתי דוגמאות להמחשה בלבד, לפי מחירי מיה הציבוריים:

• 30 שיחות בחודש, 3 דקות כל אחת, הן 90 דקות. את זה מכסה חבילת בסיסי: ₪400 לחודש.
• 80 שיחות בחודש, 3 דקות כל אחת, הן 240 דקות. את זה מכסה חבילת התחלה: ₪1,000 לחודש.

שני המחירים לא כוללים מע"מ.

עוד דבר שכדאי להכניס לחשבון: שיחות שלא נענו. אם חלק מהשיחות נופלות היום לתא קולי בערב או כשאתם באמצע עבודה, הן לא מופיעות באף חשבונית, אבל יש להן מחיר. על זה כתבנו במדריך לשיחות עסקיות שלא נענות.

מה מזכירה אנושית עושה טוב יותר

מזכירה אנושית לא מיותרת, ויש מצבים שבהם היא הבחירה הנכונה:

• שיחות טעונות. לקוח כועס או מודאג רוצה להרגיש ששומעים אותו. מיה לא מזהה רגשות. היא כן יודעת להעביר אליכם שיחה לפי הכללים שקבעתם, או לרשום הודעה.
• משימות מעבר לטלפון. מענה לאימיילים, הזמנת שירותים, טיפול בחשבוניות או סידורים. מיה עונה לשיחות טלפון.
• ידע שלא כתוב בשום מקום. מיה עונה רק ממה שנתתם לה: האתר, קבצים, שאלות נפוצות, שירותים, מחירים ושעות. אדם שעובד איתכם שנים יודע גם את מה שאף פעם לא נכתב.
• שיחות יוצאות. מיה עונה לשיחות נכנסות בלבד, ושיחות יוצאות עדיין לא זמינות.
• לקוחות שמעדיפים אדם. בתחילת כל שיחה מיה מציינת שמדובר בבינה מלאכותית ושהשיחה מוקלטת. מי שמעדיף לדבר עם אדם יכול לבקש זאת, ואז מיה מעבירה את השיחה או רושמת הודעה.

ועוד מגבלה אחת שכדאי להכיר: מיה מתחברת ליומן Google בלבד.

מזכירה טלפונית משולבת: מיה עונה, אדם מטפל

לא חייבים לבחור צד. אפשר להשאיר אדם לעניינים שדורשים שיקול דעת, ולתת למיה את שאר היום והלילה:

• מיה עונה בכל שעה, מטפלת בשאלות השגרתיות וקובעת תורים, עם אישור ותזכורת ב-SMS ללקוח.
• כשצריך אדם, היא מעבירה את השיחה בזמן אמת. אתם קובעים את כללי ההעברה: אף פעם, תמיד, לפי בקשה, בדחוף בלבד, או בשעות הפעילות.
• כשאי אפשר להעביר, היא רושמת הודעה. ההודעה מגיעה ללוח הבקרה ולמייל, יחד עם משימת חזרה ללקוח.
• כל שיחה מוקלטת, מתומללת ומסוכמת בקצרה, כך שמי שחוזר ללקוח כבר יודע מה נאמר. ההקלטות והתמלילים נמחקים אוטומטית 90 יום אחרי השיחה.

סקירה רחבה יותר על מענה אוטומטי לעסק יש במדריך למענה טלפוני אוטומטי לעסקים. אם אתם מתלבטים מול מוקד אנושי שעובד 24/7, ההשוואה נמצאת בפוסט על מענה טלפוני 24/7 בעברית.

איך מתחילים

כדי לדעת מה משתלם לכם, עשו את החישוב שלמעלה עם מספרי השיחות האמיתיים של העסק. אם מיה נראית מתאימה, או אם אתם רוצים לבדוק את זה יחד, קבעו שיחת היכרות ונמפה איך מיה יכולה לענות לעסק שלכם.